Кассир пробил оплату наличными, а покупатель расплатился картой. Или ввёл не ту сумму. Такие ошибки в рознице случаются регулярно, и важно правильно оформить их сразу, чтобы выручка в бухгалтерском учёте совпала с реальными поступлениями, а данные кассы не разошлись с налоговой декларацией. Разбираем, что делать с ошибочным чеком на кассовом оборудовании со СКНО, как составить реестр ошибочных чеков, как определить выручку по Z-отчёту и к чему приводит неоформленная ошибка.
Содержание
- Что делать кассиру при ошибке в чеке
- Как работает аннулирование на кассе
- Аннулирование в Z-отчёте
- Как определить выручку с учётом ошибочных чеков
- Пример расчёта
- Где хранить реестр ошибочных чеков
- Пример из нашей практики: расхождение СКНО и декларации
- Вопросы и ответы
Что делать кассиру при ошибке в чеке
Порядок действий установлен для ситуации, когда кассир ошибся при вводе денег, например указал не ту форму оплаты, и заметил это уже после формирования чека, пока чек ещё у него на руках. Кассир должен:
- Выполнить на кассе операцию регистрации аннулирования ошибочного платёжного документа.
- Выдать покупателю новый чек с правильными данными.
- В конце рабочего дня или смены составить реестр ошибочно сформированных платёжных документов кассового оборудования по установленной форме.
- Приложить к реестру сами ошибочные чеки.
Как работает аннулирование на кассе
По результатам операции аннулирования касса формирует чек аннулирования. При этом важно понимать техническую особенность: аннулирование не делает итог сменных продаж отрицательным и не уменьшает данные о денежном обороте кассы.
Иначе говоря, сумма ошибочного чека остаётся в денежном обороте кассы даже после аннулирования. Это нужно учитывать при расчёте выручки.
Аннулирование в Z-отчёте
По окончании рабочего дня или смены кассир обязан вывести Z-отчёт. В нём отражается обобщённая информация обо всех операциях, проведённых через кассу за день и отображённых на контрольной ленте, в том числе:
- сумма реализации, то есть сумма принятых денег за вычетом сдачи, выданной покупателям;
- сумма и количество аннулирований.
Как определить выручку с учётом ошибочных чеков
Реализация товаров является хозяйственной операцией и оформляется первичным учётным документом. В розничной торговле, где нет первичных документов на отгрузку конкретному покупателю, сумму реализации можно определить на основании Z-отчёта.
Поскольку суммы ошибочных чеков входят в денежный оборот кассы и при аннулировании не вычитаются, при расчёте выручки от реализации товаров сумму аннулированных чеков нужно исключить.
Пример расчёта
В аптеке покупатель оплатил лекарства банковской картой на 46,80 рубля, а кассир по ошибке провёл оплату наличными. Ошибку заметили сразу, чек ещё не был передан покупателю. Кассир аннулировал ошибочный чек и выдал новый с оплатой картой. Вечером он составил реестр ошибочных чеков и приложил к нему ошибочный чек.
| Показатель | Сумма, руб. |
|---|---|
| Сумма реализации по Z-отчёту за смену | 3 250,00 |
| Сумма аннулирований по Z-отчёту | 46,80 |
| Выручка для бухгалтерского учёта | 3 203,20 |
Если не исключить аннулированную сумму, выручка окажется завышенной на 46,80 рубля, ведь эта продажа уже отражена в правильном чеке.
Где хранить реестр ошибочных чеков
Реестр ошибочно сформированных платёжных документов вместе с приложенными чеками целесообразно хранить вместе с Z-отчётом. Он служит приложением к первичному учётному документу, на основании которого отражается выручка, и подтверждает, почему из суммы по кассе исключена сумма аннулирований.
Пример из нашей практики: расхождение СКНО и декларации
Налоговые органы сверяют данные СКНО о кассовых операциях с суммами, отражёнными в налоговых декларациях. Если по кассе проходит больше, чем указано в декларации, организация получает запрос.
Именно такой запрос получил наш клиент из розничной торговли. За один из кварталов, когда учёт вела ещё не наша команда, по данным СКНО через кассу прошла значительно большая сумма, чем была отражена в декларации.
Разбор показал следующее:
- кассир по ошибке пробил лишнюю сумму;
- никаких корректирующих документов, например чека возврата или акта, оформлено не было;
- предыдущий бухгалтер просто уменьшил выручку в декларации на сумму ошибки, без пояснений и подтверждающих документов.
В результате данные кассы и декларации разошлись, и у инспекции не было объяснения этой разницы. Мы подготовили и направили в налоговую пояснения, после чего вопросы были сняты. Но на разбор ситуации, которая возникла задолго до начала нашей работы, ушло несколько недель.
Какие выводы стоит сделать
- Ошибку нужно оформлять сразу. Если кассир пробил лишнее, недостаточно закрыть смену и забыть. Ошибочный чек аннулируется или оформляется возврат либо акт, а сумма исключается из выручки на основании документов.
- Обучение кассиров — задача руководителя. Порядок действий при кассовых ошибках должен быть известен персоналу заранее. Исправлять последствия постфактум силами бухгалтерии гораздо сложнее.
- Нельзя просто уменьшать выручку в декларации. Без подтверждающих документов такая корректировка рано или поздно приводит к запросу из инспекции.
- Важна корректная передача дел. При смене бухгалтера стоит проверить, нет ли неоформленных расхождений между данными кассы и отчётностью.
Вопросы и ответы
Что делать, если кассир пробил наличные вместо оплаты картой?
Если чек ещё у кассира, нужно аннулировать его на кассе, выдать покупателю новый чек с правильной формой оплаты, а в конце смены составить реестр ошибочных чеков и приложить к нему ошибочный чек.
Уменьшает ли аннулирование денежный оборот кассы?
Нет. При аннулировании итог сменных продаж не становится отрицательным, а данные о денежном обороте не уменьшаются.
Учитывается ли сумма ошибочного чека в выручке?
Нет. При расчёте выручки по Z-отчёту сумму аннулированных чеков нужно исключить.
Где видна сумма аннулирований?
В Z-отчёте, который кассир выводит в конце рабочего дня или смены. В нём отражаются сумма и количество аннулирований.
Можно ли просто уменьшить выручку в декларации, если кассир пробил лишнее?
Без подтверждающих документов это приводит к расхождению с данными СКНО и запросу из налоговой. Ошибку нужно оформить документально: аннулированием с реестром ошибочных чеков, возвратом или актом.
Когда составлять реестр ошибочных чеков?
В конце рабочего дня или смены, по установленной форме, с приложением ошибочных чеков.
