Выдача займов сотрудникам — распространенная практика. Но у нее есть подводный камень: налоговый агент (организация или ИП) обязан сразу уплатить подоходный налог из своих средств. А вот как вернуть эти деньги обратно, зависит от того, чем закончится история с долгом: погашением, просрочкой или прощением. В этой статье простыми словами разберем все три сценария с учетом актуального законодательства.
Выдача займа: почему налог платит не работник, а компания
Когда вы выдаете заем работнику, вы как налоговый агент обязаны (п. 2 ст. 220 НК):
- Исчислить подоходный налог по ставке 13% от суммы займа.
- Уплатить его в бюджет за счет собственных средств не позднее следующего рабочего дня после выдачи денег.
Это правило не распространяется на коммерческие займы, микрозаймы от МФО и случаи, когда сотрудник имеет право на имущественный или социальный вычет (например, на строительство жилья).
Главная мысль: компания авансом платит налог из своего кармана, создавая временный налоговый актив. В бухучете это отражается проводкой: Д-т 76 — К-т 68.
Сценарий 1: сотрудник возвращает заем в срок
Если работник гасит долг частями или единовременно строго по графику, компания возвращает себе уплаченный налог пропорционально погашенной сумме.
Механизм возврата: вы просто уменьшаете общую сумму подоходного налога, удержанную из зарплат всех сотрудников и подлежащую перечислению в бюджет, на сумму, приходящуюся к возврату. Никаких заявлений в налоговую писать не нужно.
Пример:
- Выдан заем: 1 500 руб., уплачен налог 195 руб. (1 500 × 13%).
- Работник вернул часть займа: 600 руб.
- Компания может вернуть налог: 600 × 13% = 78 руб.
- В месяце погашения вы перечисляете в бюджет на 78 руб. меньше от общей суммы удержанного подоходного налога со всей зарплаты.
Сценарий 2: просрочка платежа (налог удерживаем из зарплаты)
Если работник пропустил срок возврата, ситуация меняется кардинально. Дата, следующая за днем планового погашения, становится днем получения дохода (подп. 1.3 ст. 213 НК). Невозвращенная сумма признается налогооблагаемым доходом работника.
Как вернуть налог компании: теперь вы не можете просто уменьшить платеж в бюджет. Вы должны удержать сумму налога непосредственно из доходов работника (п. 4, 5 ст. 216 НК).
- Удерживаете налог из зарплаты или иных выплат сотруднику до полного погашения задолженности перед бюджетом.
- Важное ограничение по Трудовому кодексу: при удержании из заработной платы действует лимит — не более 20% (в отдельных случаях до 50%) от суммы к выплате (ст. 108 ТК).
- Альтернативный вариант: сотрудник может сам добровольно внести сумму налога в кассу или на расчетный счет компании.
Пример из практики:
- Выдан заем: 1 200 руб., уплачен налог 156 руб. (1 200 × 13%). Срок возврата — март.
- В марте наступила просрочка.
- Зарплата к выплате за февраль: 2 840 руб.
- Максимально возможное удержание: 2 840 × 20% = 568 руб.
- Так как налог (156 руб.) меньше лимита (568 руб.), компания удерживает все 156 рублей из зарплаты единовременно.
Что делать, если работник уволился: если удерживать налог не с чего (договор расторгнут), компания обязана в течение 30 дней письменно сообщить об этом в налоговую по месту жительства бывшего сотрудника. Возврат налога компания получит только после того, как физическое лицо самостоятельно уплатит налог, а налоговая пришлет вам уведомление.
Сценарий 3: прощение долга (считаем налог заново)
Если компания подписывает с работником соглашение о прощении долга, вся оставшаяся сумма займа становится его доходом (экономической выгодой).
В этой ситуации налог возвращается не механически, а пересчитывается заново с учетом льгот. Алгоритм действий:
- Определяем налогооблагаемую базу. Применяем стандартный налоговый вычет, если организация является местом основной работы сотрудника. В 2026 году стандартный налоговый вычет составляет 216 руб. в месяц, если доход, подлежащий налогообложению, не превышает 1 308 руб. (подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК). Для примера разберем ситуацию, где у сотрудника накопилась неиспользованная льгота за длительный период в размере 4 200 руб. (например, работник не пользовался вычетом у других нанимателей и подал заявление на применение вычета единовременно при прощении долга).
- Считаем налог к удержанию с работника:
- (Сумма прощенного долга — Применяемая льгота) × 13%.
- Например, прощено 8 000 руб.: (8 000 — 4 200) × 13% = 494 руб.
- Считаем разницу к возврату для компании:
- Это разница между ранее уплаченным налогом (со всей суммы займа) и налогом, удержанным сейчас с дохода работника (с учетом льготы).
- Было уплачено: 8 000 × 13% = 1 040 руб.
- Удержано с работника: 494 руб.
- К возврату компанией: 1 040 — 494 = 546 руб.
- Делаем бухгалтерские проводки:
- Начисляем доход: Д-т 90-10 — К-т 73.
- Удерживаем новый налог с зарплаты: Д-т 70 — К-т 68.
- Сторнируем старый налог: Д-т 76 — К-т 68 (сторно) на сумму удержанного налога + Д-т 76 — К-т 68 (сторно) на сумму возвращаемой переплаты.
- Возврат налога. Компания уменьшает очередной платеж в бюджет на сумму, причитающуюся к возврату.
Важно о страховых взносах! Сумма прощенного долга — это доход работника. А значит, с точки зрения ФСЗН и Белгосстраха, здесь есть нюанс:
- Если работник продолжает работать в организации (не уволен) — прощенный долг является объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. В перечне необлагаемых выплат (постановление №115) такая сумма не поименована, поэтому взносы начислять нужно.
- Если работник уволен и прощение долга происходит после прекращения трудовых отношений — обязанности начислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах не возникает, так как бывший сотрудник уже не является застрахованным лицом в рамках трудовых отношений с организацией.
Краткий чек-лист:
| Ситуация | Как вернуть налог компании |
|---|---|
| Погашение в срок | Уменьшаем общую сумму подоходного налога к перечислению в бюджет (без участия работника) |
| Просрочка погашения | Удерживаем подоходный налог из доходов работника (с лимитом 20% по ТК) |
| Прощение долга | Пересчет подоходного налога с учетом льгот, удержание с сотрудника, сторно в учете, возврат переплаты |
| Увольнение должника | Сообщаем в налоговую, ждем уплаты физлицом и уведомления от ИМНС |
Понимание этих трех сценариев позволяет законно оптимизировать налоговые расчеты и избежать претензий при проверках. Главное — четко отслеживать момент перехода займа из «нейтрального» статуса в просроченный или прощенный доход.
