Ситуация, когда работник покупает что-то нужное для офиса или производства на маркетплейсах вроде Wildberries, стала обычной практикой. Это быстро и удобно, но у бухгалтера возникает резонный вопрос: как принять к учету такие материалы, если чек нестандартный, а деньги списаны с корпоративной или личной карты сотрудника?
Ответ — можно, и это прямо разрешено законом. Главное — правильно собрать документы. Разберем пошагово, как действовать, чтобы у налоговой не возникло вопросов, а работник вовремя получил свои деньги обратно.
1. Понять, что закон на вашей стороне
Не нужно бояться использовать личные средства работника для нужд бизнеса. Это допускается пунктом 68 Инструкции № 472, если речь идет о белорусских рублях. То есть сотрудник может оплатить покупку своей картой, а организация обязана эти расходы компенсировать.
2. Собрать документы
Работник должен принести в бухгалтерию не просто скриншот из приложения, а бумаги, которые подтвердят: кто продавец, что купили и сколько заплатили. Пакет состоит из двух ключевых документов:
1. Товарный чек от Wildberries (или заменяющий его документ)
Закон требует, чтобы в документе о покупке были конкретные реквизиты. Товарный чек можно получить на пункте выдачи заказов при получении товара. Важно учитывать, что выдают его не на всех ПВЗ.
В чеке обязательно должны быть: наименование продавца, УНП, дата продажи, наименование товара, количество, цена, сумма, а также подпись лица, отпустившего товар, с указанием должности и фамилии.
2. Карт-чек (выписка по счету)
Поскольку оплата прошла безналично с карты работника, факт списания денег нужно доказать. Согласно абзацу 5 части 1 пункта 84 Инструкции № 472, для этого подходит карт-чек или выписка по счету (из интернет-банкинга, мобильного приложения и т.д.). В ней должно быть видно: дата, сумма и получатель платежа (Wildberries).
Обратите внимание: заверять такую выписку в банке не нужно. Руководитель организации (или ИП) вправе сам определить в письменной форме, требуется ли какое-либо дополнительное удостоверение этих документов.
3. Составить авансовый отчет (отчет об израсходованных суммах)
Это главный документ, который всё объединит. У него есть четкий срок подачи: не позднее 15 рабочих дней со дня покупки (день покупки не считаем). Так установлено в пункте 82 Инструкции № 472.
Важный нюанс: строгой государственной формы авансового отчета для таких случаев сейчас нет. Раньше использовали типовую форму № 286, но теперь организация должна разработать свою форму и закрепить её в учетной политике.
В форме нужно предусмотреть все обязательные реквизиты первичного учетного документа (ПУД) по Закону «О бухгалтерском учете и отчетности»:
- Название документа (например, «Отчет об израсходованных суммах»);
- Дата составления;
- Наименование организации;
- ФИО и должность работника;
- Содержание хозяйственной операции (покупка хозтоваров, запчастей и т.д.);
- Сумма и наименование валюты;
- Подписи ответственных лиц.
Вы можете взять за основу привычную форму № 286 и доработать её под себя или создать уникальную.
4. Принять к учету и возместить деньги
Когда отчет составлен, а к нему подшиты товарный чек и выписка с карты, бухгалтер может:
- Оприходовать приобретенные материалы на соответствующие счета бухучета (например, 10).
- Провести выплату компенсации сотруднику на его карт-счет или выдать наличными через кассу, погасив задолженность, отраженную на счете 71.
Удобная таблица для бухгалтера
| Документ | Зачем нужен | Особое внимание |
|---|---|---|
| Авансовый отчет | Обобщает траты, основание для выдачи денег | Разработать форму самостоятельно, утвердить в учетной политике |
| Товарный чек | Подтверждает факт покупки и наименование товара | Обязателен, если в кассовом чеке нет детализации товаров. Нужны УНП продавца и подпись |
| Карт-чек / Выписка | Подтверждает факт оплаты личными деньгами сотрудника | Можно сформировать в интернет-банкинге, главное — совпадение суммы и даты |
Вывод: принимать материалы, купленные работником на Wildberries за свой счет, на бухгалтерский учет можно и нужно. Залог успеха — правильно оформленный отчет с полным комплектом документов, подтверждающих и факт покупки конкретного товара, и его оплату с личной карты.
