В небольшой компании бухгалтер часто остается один на один с ситуациями, для которых в крупных организациях есть целые отделы — кадры, юристы, расчетчики. Одна из самых частых таких ситуаций: сотрудник заболевает прямо перед уходом в отпуск или уже во время отдыха. Нужно быстро понять: отпуск продлевать или переносить? Как считать пособие? Что делать с уже выплаченными отпускными?
В этой статье — полный порядок действий для бухгалтера, который вынужден заменить кадровика. Мы собрали все ключевые нормы, добавили примеры из практики и снабдили материал готовыми бухгалтерскими проводками.
Три вещи, которые нужно запомнить с самого начала:
- Если заболел сотрудник в трудовом отпуске — отпуск можно продлить или перенести. Это правило, закреплённое в Трудовом кодексе.
- Если болезнь пришлась на социальный отпуск (декрет, уход за ребёнком, учебный, за свой счёт) — такой отпуск не продлевается и не переносится. Более того, пособие за эти дни, как правило, не выплачивается.
- Основание для любых действий — больничный лист и письменное заявление от сотрудника. Даже если работник позвонил и всё рассказал устно, для надёжности просите заявление на бумаге. Это защитит вас при проверке и возможных спорах.
Дальше разберём каждый этап подробно.
Главное, что нужно знать бухгалтеру до начала расчётов
Перед тем как решать судьбу отпуска, бухгалтер должен чётко понимать правила выплаты самого пособия. Дни болезни, которые пересеклись с отпуском, оплачиваются именно как больничный, а не как отпускные. Главный документ здесь — Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утверждённое постановлением Совмина от 28.06.2013 № 569 (далее по тексту — Положение № 569).
Сколько заплатят: зависимость от стажа
Размер пособия напрямую привязан к тому, сколько лет за сотрудника платили взносы в ФСЗН. Это правило не раз напоминали специалисты Минтруда, в том числе в недавних комментариях:
| Период уплаты взносов в ФСЗН | Размер пособия |
|---|---|
| 10 лет и больше | 100 % среднего заработка с первого дня |
| Меньше 10 лет | 80 % среднего заработка за всё время болезни |
Есть и нижняя планка: минимальная сумма больничного рассчитывается от размера минимальной заработной платы (МЗП). Если по расчёту получилось меньше этого порога, работнику доплатят до установленного минимума.
Что берётся в расчёт среднего заработка
В сумму для расчёта пособия включаются все выплаты, с которых работодатели отчисляли взносы в ФСЗН на соцстрахование. Причём учитываются доходы у всех нанимателей, в том числе бывших, в расчётном периоде.
Где платят пособие: основное место и совместительство
Здесь нужно помнить несколько простых ориентиров:
- Больничный оплачивается только по основному месту работы, но в расчёт берётся заработок от всех нанимателей.
- Совместитель получит пособие, только если у него нет основного места работы. Тогда выплату произведут по одному из мест совместительства — какое выберет сам сотрудник.
- Обязательное условие — болезнь должна подтверждаться по всем местам работы одновременно. Если на одной работе сотрудник на больничном, а на другой продолжает трудиться, права на пособие нет.
Сведения о заработке у других нанимателей работодатель получает через ФСЗН.
Пособие вместо отпускных: правило одного дня
Если работник заболел, находясь в трудовом отпуске, за дни, совпавшие с больничным, он получает пособие, а не отпускные. Две выплаты за один и тот же день закон не допускает. Именно поэтому бухгалтеру и приходится затем корректировать ранее начисленные суммы — об этом подробно поговорим далее.
Сотрудник заболел до отпуска или во время
Дальнейшие шаги зависят от того, когда именно сотрудник ушёл на больничный — ещё до старта отпуска или уже находясь в нём.
Общее для обоих случаев: сотрудник обязан сообщить нанимателю о болезни. Сделать это можно и устно, и письменно, но для надёжности мы настойчиво советуем оформлять письменное заявление. Телефонный звонок легко забывается, а документ останется у вас в деле.
И конечно, все манипуляции с отпуском возможны только на основании правильно оформленного больничного листа.
Ещё один принципиальный момент: отпуск переносится или продлевается, только если болеет сам работник. Если в период отдыха он ухаживал за заболевшим ребёнком или другим членом семьи, право на автоматический перенос или продление не действует. В такой ситуации всё решается по договорённости с руководителем или в соответствии с коллективным договором.
Сотрудник заболел до начала отпуска
Ситуация проще. Если больничный открыт до даты начала отпуска, закон даёт только один вариант действий — перенести отпуск на другое время в течение текущего рабочего года. Продлить в данном случае нельзя.
Решение о переносе принимает сотрудник — он должен выразить такое желание. Но вот конкретные даты согласовываются с нанимателем. Сотрудник не может сам себе назначить новый период отдыха.
Что нужно сделать бухгалтеру:
- Получить от сотрудника письменное заявление. В нём он указывает желаемые даты переноса.
- Показать заявление руководителю для согласования (виза на документе).
- Подготовить приказ о переносе трудового отпуска.
- Ознакомить сотрудника с приказом под подпись.
Вносить правки в график отпусков не нужно. Достаточно приложить к графику заявление сотрудника с резолюцией директора — это общепринятая практика, которая экономит время и не нарушает правил документооборота.
Пример 1. Перенос из-за болезни до отпуска.
Исходные данные. Сотрудник должен был уйти в отпуск с 5 мая 2026 г. на 15 календарных дней (по 19 мая включительно). Но 28 апреля 2026 г. он заболел, и больничный продлился по 12 мая 2026 г.
Решение. Поскольку болезнь наступила до отпуска, единственный вариант — перенос. Сотрудник написал заявление с просьбой предоставить отпуск позже — с 21 июля по 4 августа 2026 г. Директор согласовал эти даты. Издан приказ о переносе, сотрудник с ним ознакомлен.
Как может выглядеть текст заявления:
«В связи с болезнью, наступившей до начала трудового отпуска (планировался с 05.05.2026 по 19.05.2026), прошу перенести отпуск на другой срок — с 21.07.2026 по 04.08.2026 включительно. Больничный лист № АБ1234567 прилагаю.»
Фрагмент текста приказа:
ПЕРЕНЕСТИ:
Ковалёву Андрею Игоревичу, менеджеру по продажам, трудовой отпуск продолжительностью 15 календарных дней на другой период текущего рабочего года — с 21 июля 2026 г. по 4 августа 2026 г. включительно. Причина — временная нетрудоспособность, наступившая до начала отпуска.
Основание: заявление Ковалёва А.И. от 13.05.2026, листок нетрудоспособности № АБ1234567.
Если сотрудник не хочет переносить отпуск, несмотря на болезнь, — он просто уходит отдыхать по графику. Никаких дополнительных действий от бухгалтера не требуется.
Сотрудник заболел во время отпуска
Здесь у работника появляется право выбора. Он может либо продлить отпуск на количество дней болезни, совпавших с отдыхом, либо перенести эти дни на другое время. Что именно выбрать — решает сам сотрудник, а не наниматель.
Своё решение работник должен оформить письменно — написать заявление о продлении или о переносе. Это снимет все вопросы в будущем.
Вариант 1: продление отпуска
Если сотрудник выбирает продление, его отпуск автоматически удлиняется на то число календарных дней больничного, которые совпали с периодом отдыха. Новые дни отдыха начинаются сразу со следующего дня после окончания отпуска либо после закрытия больничного (если он завершился позже).
Запомните: первый день продлённого отпуска может выпасть на субботу или воскресенье — это совершенно нормально. Отпуск считается в календарных днях, и никаких исключений для выходных здесь нет.
Что делает бухгалтер:
- Получает от сотрудника заявление о продлении (рекомендуем письменно, даже если предварительно договорились по телефону).
- Проверяет больничный лист — он должен быть выписан именно на заболевшего сотрудника.
- Считает количество календарных дней, на которые отпуск продлевается (дни совпадения болезни с отпуском).
- Готовит приказ о продлении и знакомит с ним сотрудника под подпись.
- В табеле учёта рабочего времени проставляет за дни болезни код «Б» (временная нетрудоспособность), а не «О» (отпуск).
Пример 2. Обычное продление.
Исходные данные. Сотрудник находился в отпуске с 1 по 14 июня 2026 г. (14 календарных дней). Во время отпуска он заболел и предъявил больничный за период с 5 по 9 июня включительно (5 календарных дней).
Решение. Работник выбрал продление. Совпали 5 дней (с 5 по 9 июня). Отпуск продлевается на эти 5 дней — с 15 по 19 июня 2026 г.
Пример 3. Больничный заканчивается позже отпуска.
Исходные данные. Отпуск предоставлен с 2 по 15 июля 2026 г. (14 календарных дней). Сотрудник заболел 12 июля, а больничный закрыт 19 июля (8 календарных дней).
Решение. С отпуском пересеклись 4 дня: 12, 13, 14 и 15 июля. Оставшиеся дни больничного (с 16 по 19 июля) идут уже за рамками отпуска. Отпуск продлевается на 4 календарных дня — с 20 по 23 июля. Хотя 20 июля — воскресенье, отпуск всё равно продлевается с этой даты.
Как может выглядеть заявление о продлении:
«Прошу продлить трудовой отпуск на 5 календарных дней — с 15.06.2026 по 19.06.2026 включительно в связи с болезнью, наступившей во время отпуска (с 01.06.2026 по 14.06.2026). Больничный лист № АБ2345678 прилагаю.»
Фрагмент приказа о продлении:
ПРОДЛИТЬ:
Ковалёву Андрею Игоревичу, менеджеру по продажам, трудовой отпуск на 5 календарных дней с 15 июня 2026 г. по 19 июня 2026 г. включительно. Причина — временная нетрудоспособность в период отпуска.
Основание: заявление Ковалёва А.И. от 15.06.2026, листок нетрудоспособности № АБ2345678, приказ о предоставлении отпуска от 25.05.2026 № 18-л.
Вариант 2: перенос неиспользованной части отпуска
Если сотрудник решает не продлевать отпуск, а перенести его остаток, неиспользованные дни переносятся на другой срок в пределах текущего рабочего года. Но даты переноса он обязан согласовать с нанимателем — назначить их себе сам работник не может.
Что делает бухгалтер:
- Получает от сотрудника заявление с просьбой о переносе и указанием желаемых дат.
- Согласовывает даты с руководителем.
- Издаёт приказ о переносе части отпуска.
- Знакомит сотрудника с приказом под подпись.
- Делает перерасчёт ранее выплаченных отпускных (детали — в разделе 3).
Пример 4. Перенос вместо продления.
Исходные данные. Сотрудник находился в отпуске с 10 по 23 августа 2026 г. (14 календарных дней). Он заболел 15 августа, а закрыл больничный 20 августа (6 календарных дней, из них с отпуском совпали дни с 15 по 20 августа — 6 дней).
Решение. Работник попросил перенести эти 6 дней на более поздний срок — с 5 по 10 октября 2026 г. Руководитель согласовал эти даты. Оформлен приказ о переносе. Суммы отпускных, ранее выплаченные за 6 дней августа, подлежат сторнированию.
Как может выглядеть заявление о переносе:
«Прошу перенести неиспользованную часть трудового отпуска в количестве 6 календарных дней на другой срок — с 05.10.2026 по 10.10.2026 включительно в связи с болезнью во время отпуска (с 10.08.2026 по 23.08.2026). Больничный лист № АВ3456789 прилагаю.»
Фрагмент приказа о переносе:
ПЕРЕНЕСТИ:
Ковалёву Андрею Игоревичу, менеджеру по продажам, неиспользованную часть трудового отпуска в количестве 6 календарных дней на другой срок — с 5 октября 2026 г. по 10 октября 2026 г. включительно. Причина — временная нетрудоспособность в период отпуска.
Основание: заявление Ковалёва А.И. от 21.08.2026, листок нетрудоспособности № АВ3456789, приказ о предоставлении отпуска от 03.08.2026 № 24-л.
Бухгалтерский учёт: что меняется в выплатах
Теперь переходим к цифрам. Действия бухгалтера зависят от того, продлил сотрудник отпуск или перенёс его.
Главный ориентир — Инструкция о порядке исчисления среднего заработка, утверждённая постановлением Минтруда от 10.04.2000 № 47 (далее — Инструкция № 47).
Продление: отпускные, как правило, не трогаем
При продлении общее количество дней отпуска не меняется. Сотрудник использовал ровно столько дней, сколько ему и полагалось изначально, просто с перерывом на больничный. Расчётный период (12 месяцев до начала отпуска) тоже остался тем же. Поэтому пересчитывать отпускные не требуется.
Исключение — повышение окладов или тарифных ставок. Если во время продлённого отпуска (или до того, как он фактически закончился) в организации выросли базовый оклад, базовая ставка или тарифная ставка первого разряда, то часть отпускных, которая приходится на дни после повышения, нужно пересчитать с учётом роста. Это требование пункта 31 Инструкции № 47.
Пример 5. Продление с корректировкой из-за роста оклада.
Исходные данные. Сотрудник ушёл в отпуск с 19 января по 12 февраля 2026 г. (25 календарных дней). Отпускные начислены в сумме 1250 руб. (среднедневной заработок — 50 руб.):
- за 13 дней января: 13 × 50 = 650 руб.;
- за 12 дней февраля: 12 × 50 = 600 руб.
Сотрудник заболел и представил больничный за период с 1 по 7 февраля (7 календарных дней). Отпуск продлён на 7 дней — с 13 по 19 февраля 2026 г.
С 1 февраля в организации повысили тарифную ставку первого разряда. Коэффициент роста — 1,15. Поскольку повышение произошло до окончания продлённого отпуска, нужно скорректировать отпускные за февраль.
- Исходная сумма отпускных за февраль: 600 руб.
- Скорректированная сумма: 600 × 1,15 = 690 руб.
- Доплата: 690 – 600 = 90 руб.
Проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Январь 2026 | |||
| Начислены отпускные за январь (13 дн. × 50 руб.) | 20 (25, 26, 44) | 70 | 650 |
| Начислены отпускные за февраль (12 дн. × 50 руб.) | 97 | 70 | 600 |
| Февраль 2026 | |||
| Отпускные за февраль отнесены на затраты | 20 (25, 26, 44) | 97 | 600 |
| Доначислена разница в связи с ростом ставки (690 – 600) | 20 (25, 26, 44) | 70 | 90 |
Коротко о счёте 97. Когда отпускные начислены в одном месяце, а сам отпуск приходится на следующий месяц, такие суммы сначала учитываются как расходы будущих периодов (счёт 97). В том месяце, когда дни отпуска фактически наступают, эти суммы списываются на счета учёта затрат. В нашем примере отпускные за февраль, выданные ещё в январе, сначала попали на счёт 97, а в феврале были списаны на затраты.
Перенос: сторно и новый расчёт
При переносе ситуация иная. Сотрудник не использовал часть отпуска из-за болезни, и эти дни он отгуляет позже. Значит, выплаченные ранее за эти дни отпускные нужно отсторнировать (зачесть в счёт будущей зарплаты). А когда придёт время нового отпуска, средний заработок считается заново, исходя из нового расчётного периода.
Это правило прямо прописано в пункте 8 Инструкции № 47: сумма среднего заработка за неиспользованные дни засчитывается в счёт зарплаты за отработанное время, а для оплаты перенесённых дней отпуска средний заработок определяется в обычном порядке по новому расчётному периоду.
Пример 6. Перенос части отпуска — полный цикл.
Исходные данные. Сотрудник ушёл в отпуск с 9 по 20 марта 2026 г. (12 календарных дней). Отпускные выплачены в сумме 420 руб. (среднедневной заработок — 35 руб. × 12 дней).
Во время отпуска он заболел и по выходу принёс больничный за период с 13 по 17 марта (5 календарных дней). По согласованию с руководителем эти 5 дней перенесены на июнь — с 15 по 19 июня 2026 г.
Шаг 1. Сторнируем отпускные за дни болезни.
Сумма за 5 дней: 5 × 35 руб. = 175 руб. Эти деньги сотрудник уже получил, но отпуск за эти дни не использовал. Делаем сторнировочную запись:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| СТОРНО отпускных за 5 дней болезни (5 × 35 руб.) | 20 (25, 26, 44) | 70 | 175 |
Шаг 2. Зачитываем эти деньги в зарплату.
Сторнированная сумма засчитывается в счёт заработной платы за март. Если зарплата за март у сотрудника больше 175 руб., он просто получит зарплату за вычетом этой суммы. Если зарплата окажется меньше 175 руб., остаток перейдёт для зачёта на апрель и так далее — до полного погашения.
Шаг 3. Считаем новый отпуск в июне.
Когда в июне сотрудник уходит в перенесённые 5 дней отпуска, средний заработок считается заново — берутся 12 месяцев, предшествующих июню 2026 года (с июня 2025 г. по май 2026 г.). Допустим, новый среднедневной заработок составил 38 руб.
Сумма отпускных к выплате в июне: 5 × 38 руб. = 190 руб.
Проводка в июне:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
| Начислены отпускные за перенесённые дни (5 × 38 руб.) | 20 (25, 26, 44) | 70 | 190 |
Когда платить. Отпускные должны быть выданы не позднее чем за 2 дня до начала отпуска. Если отпуск начинается 15 июня, то 2 дня до этой даты — 13 и 14 июня. Значит, крайний срок выплаты — 12 июня 2026 г. В расчёте сроков применяется общее правило: отсчёт идёт со следующего дня после календарной даты начала события, а сам день начала отпуска в расчёт не берётся.
Болезнь во время социального отпуска
Всё, что мы обсуждали выше, касается трудового отпуска. Для социальных отпусков действуют совсем другие правила.
Какие отпуска относятся к социальным:
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком до 3 лет;
- учебный отпуск;
- отпуск в связи с катастрофой на ЧАЭС;
- отпуск по семейно-бытовым причинам (в том числе краткий отпуск за свой счёт).
Главное правило: социальные отпуска не продлеваются и не переносятся при болезни. Статья 171 Трудового кодекса, которая даёт право на продление и перенос, распространяется только на трудовые отпуска.
Пособие за дни соцотпуска не выплачивается
Закон прямо говорит: если болезнь пришлась на период социального отпуска, пособие за эти дни не назначается. Причём неважно, сохранялся за сотрудником заработок на время такого отпуска или нет. Это установлено подпунктами 9.5 и 9.6 пункта 9 Положения № 569.
Если больничный длиннее соцотпуска
Бывает, что сотрудник заболел в соцотпуске, а закрыл больничный уже после его окончания. В такой ситуации пособие назначается, но только за дни, которые вышли за рамки соцотпуска.
Пример 7. Больничный захватывает и соцотпуск, и рабочие дни.
Исходные данные. Сотрудник взял отпуск за свой счёт по семейным обстоятельствам с 6 по 10 апреля 2026 г. (5 календарных дней). Он заболел 8 апреля, а закрыл больничный 13 апреля (6 календарных дней).
Решение. Смотрим на пересечение. Дни с 8 по 10 апреля (3 дня) пришлись на соцотпуск — пособие за них не назначается. Дни с 11 по 13 апреля (3 дня) — это уже обычные рабочие дни после соцотпуска. За них пособие выплачивается в общем порядке.
Протокол комиссии: фиксируем решение
Когда часть дней больничного не оплачивается, это нужно оформить документально. Для этого в организации должна быть комиссия по назначению пособий. В небольшой компании её функции часто возлагают приказом директора на самого бухгалтера.
По итогам рассмотрения больничного листа составляется протокол (или решение уполномоченного работника), где указывается:
- из-за чего часть дней не оплачена (ссылка на подп. 9.5 или 9.6 п. 9 Положения № 569);
- за какой именно период пособие не назначается;
- за какой период пособие назначено;
- подписи членов комиссии или уполномоченного лица.
Этот документ хранится вместе с больничным листом и может понадобиться при проверке ФСЗН.
Мануал для бухгалтера: что и когда делать
Определяем порядок действий
| Что случилось | Что делаем |
|---|---|
| Сотрудник заболел до трудового отпуска | Только перенос. Даты согласовываем. |
| Сотрудник заболел во время трудового отпуска | Продление или перенос — на выбор сотрудника. При переносе даты согласовываем. |
| Сотрудник заболел в социальном отпуске | Не продлеваем, не переносим. Пособие за дни соцотпуска не платим. |
Действия бухгалтера при переносе
| Шаг | Что сделать |
|---|---|
| 1 | Получить заявление от сотрудника с желаемыми датами переноса |
| 2 | Согласовать даты с руководителем |
| 3 | Издать приказ о переносе |
| 4 | Ознакомить сотрудника с приказом |
| 5 | Сторнировать отпускные за неиспользованные дни, зачесть их в зарплату |
| 6 | При наступлении нового отпуска — рассчитать средний заработок заново и выплатить отпускные |
Действия бухгалтера при продлении
| Шаг | Что сделать |
|---|---|
| 1 | Получить заявление и больничный лист |
| 2 | Посчитать дни совпадения болезни и отпуска |
| 3 | Издать приказ о продлении |
| 4 | Ознакомить сотрудника с приказом |
| 5 | В табеле поставить код «Б» за дни болезни |
| 6 | Отпускные не пересчитывать (кроме случая с ростом окладов) |
Действия бухгалтера при болезни в соцотпуске
| Шаг | Что сделать |
|---|---|
| 1 | Определить дни пересечения больничного с соцотпуском |
| 2 | За дни пересечения пособие не назначать |
| 3 | За дни за пределами соцотпуска пособие назначить в общем порядке |
| 4 | Оформить протокол комиссии (решение) с указанием основания |
| 5 | Приложить протокол к больничному листу |
В завершение: 3 главных правила
- Вид отпуска — первое, на что смотрим. Трудовой — работаем по правилам переноса и продления. Социальный — не трогаем, пособие за эти дни не платим.
- Бумага защищает. Заявление от сотрудника и приказ руководителя — ваши главные аргументы при любой проверке. Устные договорённости не в счёт.
- Продлили — отпускные не трогаем (почти). Перенесли — сторнируем и считаем заново. Это правило экономит часы работы и уберегает от ошибок.
