Если сотрудники добираются до работы не на транспорте компании, а самостоятельно, наниматель нередко решает компенсировать им эти расходы. Но от того, как оформлена такая выплата — как возмещение фактических расходов, фиксированная сумма или материальная помощь, — напрямую зависят налоги и взносы, которые придётся заплатить. Разбираемся, как правильно оформить возмещение проезда и что это значит для бухгалтерии.
Содержание:
- Когда компании возмещают проезд работникам
- Возмещение проезда — это не доставка работников
- Как оформить возмещение документально
- Свод: как каждый способ возмещения облагается налогами и взносами
- Разбираем способы возмещения подробнее
- Бухгалтерские проводки
- Примеры из практики
- Коротко
Когда компании возмещают проезд работникам
Организовать централизованную доставку сотрудников собственным транспортом получается не всегда — это может быть экономически невыгодно, либо работники живут в разных населённых пунктах, работают посменно, либо доставка нужна лишь части коллектива. В таких случаях вместо организации перевозки компания просто компенсирует работникам расходы, которые они понесли сами.
На практике встречаются 4 основных способа такой компенсации:
- возмещение стоимости проездных билетов на общественном транспорте;
- возмещение расходов на такси;
- выплата фиксированной суммы на проезд (в том числе как материальная помощь);
- возмещение стоимости топлива, если работник ездит на работу на личном автомобиле.
Закон не обязывает компанию компенсировать проезд всем сотрудникам — это добровольное решение нанимателя. Значит, порядок, условия и размер компенсации организация определяет сама и закрепляет в локальном правовом акте (ЛПА): коллективном договоре, положении об оплате труда или ином подобном документе.
Возмещение проезда — это не доставка работников
Важно не путать два похожих, но разных по учёту случая. Если компания сама организует перевозку сотрудников (своим транспортом или наняв перевозчика), это называется доставкой работников и регулируется отдельной нормой Налогового кодекса. Если же работник сам платит за проезд, а компания потом компенсирует ему расходы, — это возмещение, и правила здесь совсем другие.
| Доставка работников | Возмещение расходов на проезд | |
|---|---|---|
| Кто оплачивает проезд | Организация | Работник — самостоятельно |
| Кто несёт расходы | Организация | Организация возмещает уже понесённые расходы работнику |
| Норма НК | Подп. 2.11 ст. 171 НК | Иные нормы НК (рассмотрены в статье) |
Дальше в статье речь именно о втором случае — когда работник платит сам, а компания компенсирует.
Как оформить возмещение документально
Поскольку единого порядка возмещения проезда законодательство не устанавливает, компания сама решает, как оформить компенсацию, — но делать это лучше как можно подробнее. В ЛПА стоит прописать:
- каким категориям работников положено возмещение;
- в каких случаях оно выплачивается;
- какие виды транспорта учитываются;
- как определяется размер возмещения;
- какими документами работник подтверждает расходы;
- в какие сроки нужно подать документы и когда компания выплачивает компенсацию.
Чем подробнее всё это описано, тем проще потом объяснить контролирующим органам, почему выплата законна и как она облагается налогами.
Какие документы подтверждают расходы. Если компания возмещает фактически понесённые расходы, основанием служат проездные билеты, кассовые чеки, маршрутные квитанции, электронные билеты или чеки сервисов такси. Если же выплачивается фиксированная сумма независимо от реальных трат, необходимость подтверждающих документов компания определяет сама в ЛПА.
Отдельный нюанс для бухгалтера: сами по себе чеки и билеты подтверждают лишь то, что работник потратил деньги, но не являются первичным учётным документом для отражения операции в бухучёте. Наиболее обоснованный вариант — оформить отчёт об израсходованных суммах (авансовый отчёт) с приложенными подтверждающими документами. Именно он и станет первичным документом для бухгалтерской проводки.
Также не стоит смешивать разные виды выплат: если компания возмещает расходы на проезд — это одно оформление и одни налоговые последствия, а если оказывает материальную помощь — правила уже другие, в том числе по налогам и взносам в ФСЗН и Белгосстрах.
Как каждый способ возмещения облагается налогами и взносами
Это самое важное для бухгалтера — как один и тот же по смыслу платёж по-разному облагается в зависимости от того, как он оформлен.
| Способ возмещения | Налог на прибыль | Подоходный налог | Взносы в ФСЗН и Белгосстрах |
|---|---|---|---|
| Проезд на общественном транспорте (по чекам/билетам) | Не учитывается | Облагается, действует льгота по лимиту | Не начисляются, если есть подтверждающие документы |
| Такси до места работы и обратно (по чекам) | Не учитывается | Облагается, действует льгота по лимиту | Не начисляются, если есть подтверждающие документы |
| Фиксированная сумма на проезд (без документов, не как матпомощь) | Не учитывается | Облагается, действует льгота по лимиту | Начисляются в полном объёме |
| Материальная помощь на проезд (в пределах лимита) | Не учитывается | Облагается, действует льгота по лимиту | Не начисляются в пределах лимита |
| Топливо для личных поездок на работу и обратно (как соцгарантия) | Не учитывается | Облагается, действует льгота по лимиту | Начисляются (кроме случая оформления как матпомощь) |
| Топливо для служебной доставки работников по поручению нанимателя | Учитывается в пределах норм | Не облагается — не доход работника | Не начисляются — не доход работника |
Льгота по подоходному налогу (п. 23 ст. 208 НК) распространяется на выплаты, которые не являются вознаграждением за труд, и действует в пределах:
- 3910 руб. в год — по основному месту работы;
- 259 руб. в год — по месту работы по совместительству.
Если сумма возмещения вместе с другими похожими выплатами превышает этот лимит за год, превышение облагается подоходным налогом на общих основаниях.
Разбираем способы возмещения подробнее
Возмещение проезда на общественном транспорте и такси. Такие выплаты не признаются затратами по доставке работников (та норма касается ситуаций, когда перевозку организует сама компания), поэтому при налогообложении прибыли не учитываются. Для работника это доход, но в пределах годового лимита он освобождается от подоходного налога. Взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются — но только если у работника есть подтверждающие оплату документы.
Фиксированная сумма на проезд. Если компания платит работникам одну и ту же сумму независимо от фактических трат, при налогообложении прибыли такие расходы не учитываются, поскольку такая выплата не предусмотрена законодательством. Подоходный налог удерживается по общим правилам с той же льготой. А вот со взносами в ФСЗН и Белгосстрах ситуация другая: если выплата не оформлена как материальная помощь, взносы начисляются в полном объёме, независимо от наличия подтверждающих документов.
Материальная помощь на проезд. Формально то же самое, что и фиксированная сумма, но с другим оформлением — и именно оформление решает всё. Если возмещение оформлено как материальная помощь, взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются, но только в пределах тех же 3910 руб. (259 руб. — для совместителей) в год. Сверх этой суммы взносы начисляются уже как обычно.
Возмещение стоимости топлива. Здесь важно различать две принципиально разные ситуации:
- Если работник ездит на личном автомобиле на работу и обратно, а компания компенсирует ему топливо просто как элемент социального пакета — это доход работника, облагаемый подоходным налогом (с той же льготой по лимиту), и объект для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах (кроме случая, когда выплата оформлена как материальная помощь).
- Если же работник использует личный автомобиль не для проезда до работы, а чтобы по поручению компании доставлять других работников (например, развозит коллег со смены), и это подтверждено путевыми листами, — компенсация топлива для этой цели не признаётся доходом работника, не облагается подоходным налогом и не является объектом для взносов. При этом компания вправе учесть расходы на такое топливо при налогообложении прибыли — но только в пределах установленных норм расхода топлива и при должном документальном оформлении.
Бухгалтерские проводки
| Способ оформления | Проводки |
|---|---|
| Возмещение по авансовому отчёту (проезд, такси, топливо) | Д-т 25 (26, 44...) или 90-10 — К-т 71 — отражены расходы; Д-т 71 — К-т 50 (51) — возмещены работнику |
| Компенсация расходов на проезд (начисление через зарплату) | Д-т 25 (26, 44...) или 90-10 — К-т 70 (73) — начислена компенсация; Д-т 70 (73) — К-т 50 (51) — выплачена |
| Материальная помощь на проезд | Д-т 90-10 — К-т 70 (73) — начислена; Д-т 70 (73) — К-т 50 (51) — выплачена |
| Удержан подоходный налог | Д-т 70 (73) — К-т 68-4 |
| Начислены взносы в ФСЗН за счёт нанимателя | Д-т 25 (26, 44...) или 90-10 — К-т 69 |
| Начислены взносы в ФСЗН из дохода работника | Д-т 70 (73) — К-т 69 |
| Начислены взносы в Белгосстрах | Д-т 25 (26, 44...) или 90-10 — К-т 76-2 |
Счёт затрат (25, 26, 44) используется, если возмещение связано с производственной необходимостью — например, отсутствием общественного транспорта после смены. Если же возмещение — часть социальной политики компании и с производством напрямую не связано, сумму относят на субсчёт 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности».
Примеры из практики
Пример 1. Возмещение такси после второй смены. Общественный транспорт после смены не ходит, поэтому положением закреплено возмещение такси до дома. Работник оплатил поездку на 38 руб., приложил к авансовому отчёту электронный чек и маршрутную квитанцию. Компания возместила расходы: Д-т 26 — К-т 71 — 38 руб., Д-т 71 — К-т 51 — 38 руб. При налогообложении прибыли сумма не учитывается. Подоходный налог удерживается с учётом льготы по лимиту. Взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются, поскольку расходы подтверждены документами.
Пример 2. Ежемесячная материальная помощь на проезд. Коллективным договором предусмотрена материальная помощь на проезд — 120 руб. в месяц. Проводки: Д-т 90-10 — К-т 70 — начислена помощь; при превышении лимита — Д-т 70 — К-т 68-4 (подоходный налог) и Д-т 70 — К-т 69 / 76-2 (взносы). Налог на прибыль такая выплата не уменьшает. Пока сумма материальной помощи в течение года не превышает 3910 руб., взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются.
Пример 3. Возмещение топлива как часть соцпакета. Работник ездит на личном автомобиле, компания по коллективному договору возмещает фактические расходы на топливо на основании авансового отчёта, чека и путевого листа. Проводки: Д-т 90-10 — К-т 71 — отражены расходы; Д-т 71 — К-т 50 (51) — возмещены работнику. Расходы не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку компания не организует доставку, а просто компенсирует топливо. Сумма признаётся доходом работника с применением льготы по лимиту. Поскольку возмещение топлива не относится к оплате транспортных услуг, взносы в ФСЗН и Белгосстрах начисляются — если только выплата не оформлена как материальная помощь.
Коротко
- Возмещение проезда — это компенсация уже понесённых работником расходов, а не организация доставки компанией; у этих двух ситуаций разные налоговые последствия.
- Порядок, условия и размер возмещения компания определяет самостоятельно и закрепляет в ЛПА — чем подробнее, тем проще подтвердить правомерность выплат.
- Оптимальный первичный документ для бухучёта — авансовый отчёт с приложенными чеками, билетами или квитанциями.
- Ни один из способов возмещения проезда не уменьшает налог на прибыль — кроме компенсации топлива, когда работник по поручению компании доставляет других сотрудников.
- Возмещение проезда — всегда доход работника для целей подоходного налога, но в пределах льготного лимита (3910 руб. в год по основному месту работы, 259 руб. — по совместительству) налог не удерживается.
- Взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются, если расходы подтверждены документами (проезд, такси) или выплата оформлена как материальная помощь в пределах лимита. Фиксированная сумма без такого оформления облагается взносами полностью.
