Многие компании сталкиваются с ситуацией, когда штатный автомобиль покупать невыгодно, а разъездной характер работы никто не отменял. Гораздо проще договориться с директором или рядовым менеджером об использовании их личной машины в бизнес-целях. Закон это разрешает, но с начала 2026 года правила игры в налогообложении таких выплат кардинально изменились.
Разберем по шагам, как в 2026 году правильно установить компенсацию за использование служебного авто, почему больше нельзя указывать любые суммы и как новые нормы Налогового кодекса затронули подоходный налог.
Правовая основа для компенсации
Обязанность нанимателя компенсировать использование личного имущества сотрудника прямо закреплена в Трудовом кодексе Республики Беларусь (ст. 106 ТК). Это не жест доброй воли руководителя, а законодательно установленная норма для случаев, когда работник с ведома или по поручению нанимателя использует собственные инструменты, оборудование или транспорт.
Важно понимать, что выплата носит характер возмещения затрат работника. Согласно ст. 90 ТК, компенсации призваны покрыть расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей. В случае с автомобилем — это не только бензин (который часто возмещается отдельно по путевым листам), но и естественный износ транспортного средства, потеря его товарной стоимости, амортизация узлов и агрегатов.
Есть ли потолок у суммы возмещения?
Самый частый вопрос от клиентов: «Можем ли мы установить директору компенсацию в 5 000 рублей, если машина представительского класса, а пробеги огромные?». С формальной точки зрения трудовое законодательство не содержит вилки «от и до». Статья 106 ТК говорит о том, что размер и порядок выплаты определяются по договоренности сторон.
Методику расчета минимальных и максимальных границ государство не утвердило. Это значит, что теоретически сумма ограничена лишь фантазией сторон. Однако с 2026 года, ввиду изменения налоговых последствий, экономическая логика выходит на первый план. Мы подходим к ключевому блоку — налогам.
С 2026 года компенсация облагается подоходным!
До 31 декабря 2025 года такие выплаты освобождались от подоходного налога. Бухгалтеры проводили их мимо налогооблагаемой базы, удерживая только взносы в ФСЗН и Белгосстрах (хотя и тут есть нюанс).
С 1 января 2026 года вступил в силу Закон № 127-З, который исключил компенсации за износ личных автомобилей, оборудования и инструментов из перечня льгот по подоходному налогу (п. 4 ст. 208 НК в новой редакции). Теперь это правило распространяется на всех: и на учредителя-директора, и на торгового представителя, и на курьера на личном авто.
Что это означает для бизнеса в деньгах?
Любая сумма, начисленная сотруднику за амортизацию его машины, с 2026 года включается в совокупный доход для целей исчисления подоходного налога. Наниматель обязан удержать 13% (или иную ставку согласно НК в конкретном случае).
Важно: эта норма касается именно компенсации за износ. Возмещение стоимости топлива по путевым листам в рамках норм по-прежнему остается необлагаемым доходом (при соблюдении документального оформления).
А что со взносами в ФСЗН и Белгосстрах? Тут без перемен.
Хорошая новость для нанимателей: в части начисления взносов на государственное социальное страхование ничего не поменялось.
Выплаты компенсационного характера за использование транспортных средств сотрудника не являются оплатой труда. Следовательно, они не подпадают под объект обложения взносами в Фонд социальной защиты населения и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве («Белгосстрах»). Основание — подп. 8.1 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию (Перечень № 115).
| Вид выплаты сотруднику | Облагается ли подоходным налогом? | Начисляются ли взносы в ФСЗН (35%)? | Начисляются ли взносы в Белгосстрах? |
|---|---|---|---|
| Компенсация за износ (амортизацию) личного авто | Да (с 01.01.2026, согласно Закону № 127-З) | Нет (подп. 8.1 Перечня № 115) | Нет |
| Возмещение стоимости ГСМ (по путевым листам и чекам в пределах норм) | Нет | Нет | Нет |
| Компенсация за износ инструментов/оборудования | Да (аналогично автотранспорту) | Нет | Нет |
Почему теперь нельзя ставить цифры «с потолка»?
Когда компенсация не облагалась налогом, соблазн завысить ее для «обналичивания» денег директора был велик, хотя и рискован. Сейчас, когда с полной суммы удерживается налог в 13%, экономический смысл завышения теряется.
Тем не менее, требование пункта 4 статьи 33 Налогового кодекса никто не отменял. Все хозяйственные операции должны быть экономически обоснованы. Налоговые органы могут проявить интерес к сумме компенсации при проверке правильности исчисления налога на прибыль. Если выплата будет признана несоразмерной или фиктивной, затраты организации могут быть сняты с расходов, а сумма переквалифицирована в скрытую форму дохода (например, в дивиденды).
Совет: чтобы подстраховаться, зафиксируйте в локальном документе (например, Положении об использовании личного транспорта) методику расчета. Например: сумма равна определенному проценту от амортизации по нормативам Минтранса, помноженной на коэффициент интенсивности использования, или привязывается к фактическому пробегу в бизнес-целях.
Пошаговое оформление для директора и персонала
Чтобы избежать претензий и правильно настроить бухгалтерский учет, следуйте алгоритму:
Шаг 1. Инициируем запрос
Сотрудник или директор пишет заявление на имя руководителя с просьбой разрешить использование личного автомобиля (указать марку, госномер, VIN) в служебных целях и выплачивать компенсацию за износ.
Шаг 2. Заключаем соглашение
Лучший вариант — дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту). В нем фиксируются:
- Характеристики транспортного средства.
- Цели использования (поездки к клиентам, в банк, налоговую и т.д.).
- Период использования (постоянно, временно).
- Конкретный размер компенсации и методика ее расчета.
- Условия возмещения ГСМ (часто — отдельно по чекам и путевым листам).
Шаг 3. Издаем приказ
На основании подписанного соглашения и заявления издается приказ за подписью руководителя. В приказе дублируются условия выплаты.
Шаг 4. Контролируем учет
Бухгалтерия ежемесячно на основании приказа начисляет компенсацию, удерживает подоходный налог (но не начисляет взносы) и перечисляет деньги на карту сотруднику. Для подтверждения эксплуатации авто в бизнес-целях настоятельно рекомендуется вести путевые листы. Даже если они не нужны для учета топлива, они подтвердят реальность поездок при проверке обоснованности амортизационных выплат.
Памятка бухгалтеру
| Критерий сравнения | Правила до 31.12.2025 | Новые правила с 01.01.2026 |
|---|---|---|
| Подоходный налог | Освобождался от налогообложения | Удерживается 13% со всей суммы компенсации за износ |
| Взносы в ФСЗН и Белгосстрах | Не начислялись | Не начисляются (режим сохранен) |
| Лимит суммы компенсации | Законодательно не установлен | Законодательно не установлен (но требуется экономическое обоснование согласно п. 4 ст. 33 НК) |
| Основание для выплаты | Трудовой договор / Приказ | Трудовой договор / Приказ + Акт об использовании / Путевые листы (рекомендуем для обоснования) |
Совет по настройке 1С и других учетных программ
Проверьте вид начисления в карточке сотрудника. Если раньше этот вид расчета был помечен как «Необлагаемый подоходным налогом», с 2026 года необходимо снять эту "галочку". При этом код для освобождения от ФСЗН должен остаться активным (со ссылкой на подп. 8.1 Перечня № 115).
В завершение
Использование личного транспорта — удобный инструмент оптимизации ресурсов компании. Главное — помнить, что с 2026 года налоговый режим этих выплат ужесточился, и правильно настроить алгоритм расчета в своей учетной программе.
Остались вопросы или нужна помощь? Обращайтесь к нам. Это сэкономит ваше время и нервы! Цена консультации: от 100 руб. Для этого, свяжитесь с нами по телефону +375 (29) 527-26-62 или оставьте заявку на сайте.
